Az idő rövid története – miért fontos, hogy zenészként időt spórolj, és hogyan segít ebben a KoncertBooking.com?
Egy zenész munkája kívülről nézve könnyen leírható: próba, fellépés, koncert, aztán jöhet a következő, és így tovább. A valóságban azonban az, hogy egy produkció működése mögött rengeteg láthatatlan feladat húzódik meg. Üzenet- és telefonváltások, egyeztetések, időpontok, szerződések, számlák, riderek, promó stb. A kérdés nem az, hogy ezek közül melyiket kell elvégezni, hanem, hogy mennyi időt vesznek el ezek az alkotástól?
Van egy különös paradoxon a zenészlétben: minél több fellépésed van, annál több adminisztrációval kell számolnod. Vagyis éppen akkor fogy el az időd, amikor a legtöbbre lenne szükséged belőle. A színpadon kívüli feladatok pedig könnyen a gyakorlás, alkotás, kapcsolatépítés vagy egyszerűen pihenés rovására mehetnek.
A koncertszervezés ezért ma már időgazdálkodási kérdés is.
A zenész nem adminisztrátor
Egy fellépés megszervezése több lépésből áll: meg kell találni a megfelelő produkciót, egyeztetni kell a dátumot, helyszínt és műsoridőt, tisztázni kell a technikai és szerződéses feltételeket, hogy csak a legfontosabbakat említsük. Ha minden egyes felkérés külön e-mailben, telefonon, üzenetben és táblázatban fut, az komoly plusz munkát és költséget jelent.
„Mikor is lesz ez a koncert?”, „Visszaírt már a szervező?”, „Ezt a dátumot beírtam a naptárba?”, „Elküldtem a számlát?”, „Melyik helyszínre kell mennünk?”, „Szabad még aznap este a zenekar?” Ha egyetlen infó is elvész a sok telefon- és üzenetváltás között, az bizony idő, pénz, energia. Tudjuk, tapasztaltuk.
Éppen ezért a KoncertBooking.com legfontosabb küldetése az, hogy a koncertszervezéshez kapcsolódó folyamatokat és teendőket egy helyen fogja össze. A platform a megrendeléstől egészen a fellépésig támogatja a szervezési folyamatot.
A cél egyszerű: minél kevesebb idő menjen el arra, ami nem a zenéléssel kapcsolatos.
Az idő nemcsak pénz, hanem kreatív energia is
Az idővel való spórolásról hajlamosak vagyunk kizárólag üzleti szempontból gondolkodni. Egy vállalkozásnál könnyű kiszámolni, hogy egy automatizált folyamat hány munkaórát takarít meg, de a zenészek, előadók esetében van egy nehezebben mérhető tényező is: a kreatív energia.
Egy próba után még lehetne az új dalon dolgozni, egy fellépés előtt még lehetne gyakorolni - azonban egy hosszú adminisztrációs nap után sokkal kevésbé valószínű, hogy leülsz a a hangszeredhez, új ötletekkel kísérletezel, vagy tartalmat veszel fel.
A KoncertBooking.com alapgondolata az, hogy a jól kialakított digitális folyamatok lehetővé teszik, hogy a művész energiája kevésbé szóródjon szét az adminisztrációban és a mindennapi teendőkben, vagyis elegendő ideje jusson kibontakoztatni a tehetségét. Lehet, hogy ez a mai világban romantikusan hangzik, de mi tényleg hiszünk abban, hogy az idő nemcsak pénz, hanem kreatív energia, amiből valóban különleges dolgok születhetnek.
A színpadon töltött idő a legfontosabb egy zenész számára – a háttérfolyamatokat érdemes minél hatékonyabbá tenni
-
Fotó: Canva
A kritikus pont: a naptár
Manapság nem nehéz elveszíteni a fonalat az időpontok menedzselése során: az egyik fellépés a Google Naptárban, egy másik egy telefonos jegyzetben, egy harmadik a menedzser naptárában szerepel...
A KoncertBooking ezért Google Naptár-szinkronizációt és saját, beépített naptárkezelőt is kínál. Mindennek révén a fellépések kezelése egyszerűbbé válhat, csökkenthető az időpontütközések kockázata, és zenekar esetében a közös naptár is támogatja az összehangolt szervezést.
Tehát a platform nemcsak azt veszi figyelembe, hogy egy előadó milyen produkciót kínál, hanem azt is, hogy mikor rendelhető.
A KoncertBooking.com-on az aktív, frissített profilok és a friss, update-elt naptár a felületen belüli láthatóság szempontjából is fontosak, így stratégiai előnyt biztosítanak. A badge rendszer pedig jelzi a megrendelőknek, hogy az adott előadó valóban aktív és megbízhatóan rendelhető.
Mindez segíthet időt spórolni, elkerülni az ütközéseket és több koncertlehetőséghez jutni. Tiszta haszon, nem igaz?
A koncertszervezés mint digitális folyamat
A digitális koncertmenedzsment egyik legnagyobb előnye, hogy nem kell minden alkalommal ugyanazt a folyamatot újra meg újra felépíteni.
A KoncertBookingon a foglalási folyamat során a megrendelő megadja a rendezvény adatait, kiválasztja a produkciót, majd elküldi a foglalási kérést. Ezután az előadó vagy menedzsere közvetlenül kapcsolatba kerül a megrendelővel, majd a jóváhagyás után a szerződési folyamat is a rendszeren keresztül folytatódik.
Vagyis a fellépésszervezás digitalizációja nem feltétlenül azt jelenti, hogy minden döntést egy algoritmus hoz meg. Inkább azt, hogy a rendszer leveszi rólad az ismétlődő feladatokat, miközben a fontos szakmai döntések továbbra is nálad maradnak.
És van még egy fontos előnye, amit nem győzünk elégszer hangsúlyozni: az információk egy helyen összpontosulnak, így nem vesznek el a különböző kommunikációs csatornák között, ez pedig, valljuk be, aranyat ér.
A KoncertBooking.com éjjel-nappal dolgozik helyetted
-
Fotó: Canva
A számlázás is része a koncertszervezésnek
A KoncertBooking.com-nál a számlázást is automatizáljuk: a platformon keresztül a fellépéshez kapcsolódó bizonylatok, például díjbekérő, előleg- és végszámla kezelésére is van lehetőség, a rendszer pedig a dokumentumok megrendelőhöz történő eljuttatásában is segít.
Ez apróságnak tűnhet, de pontosan az ilyen apróságokból áll össze egy zenész/menedzsment munkanapja.
Ha korábban egy folyamatra általában 10 percet kellett szánni, és ezt egy digitális rendszer néhány másodpercre rövidíti, az egyetlen koncertnél talán nem tűnik jelentős különbségnek. Több tucat vagy akár több száz fellépés esetén azonban már egészen más a helyzet.
Gyors megoldások SOS problémákra
A koncertiparban akadhatnak olyan váratlan helyzetek, amikor bizony nem napok, hanem órák alatt kell gyorsan új fellépőt találni lemondás, programváltozás stb. miatt.
Erre kínál megoldást a KoncertBooking SOS megrendelés funkciója. A szervező megadhatja, milyen időpontra és milyen stílusú produkciót keres, a rendszer pedig a rendelkezésre álló lehetőségek közül kínál választási lehetőségeket.
Amennyiben regisztrált produkcióként frissített, karbantartott naptárral vagy jelen a platformon, akkor nemcsak azt kommunikálod, hogy mikor vagy foglalt, hanem azt is, hogy mikor vagy ténylegesen elérhető egy új fellépésre, akár szinte azonnali indulással.
Az idő a legértékesebb erőforrásod
A fizikai adminisztráció csökkentése nem azt jelenti, hogy kevésbé működsz professzionálisan, éppen ellenkezőleg. A profi működés ma már azt jelenti, hogy nem a saját időddel fizetsz minden olyan feladatért, ami digitalizálható, automatizálható.
A naptárad friss. A fontos információk egy helyen vannak. A szerződéses folyamat követhető. A számlázás rendezett. A profil megfelelően karbantartott. A produkció megrendelők százai számára elérhető.
A KoncertBooking.com egyfajta digitális asszisztensként működik a produkció mögött: nem helyetted zenél, hanem segít abban, hogy kevesebb értékes időt, energiát kelljen fordítanod a zenéléshez kapcsolódó háttérmunkára. Ez azért megérős, nem?
Te kipróbálnád? Ha igen, itt tudsz regisztrálni. A mobilapplikációnk pedig innen tölthető le.
Kiemelt kép: Canva
Hasonló cikkek

